Dal 1° gennaio 2025, i pagamenti degli importi delle spese per vitto, alloggio, viaggi e trasporti mediante autoservizi pubblici non di linea, devono essere obbligatoriamente tracciati se riferibili a trasferte di lavoratori dipendenti, collaboratori e lavoratori autonomi.
Le disposizioni recate dall’art. 1, commi da 81 a 83, della Legge di Bilancio 2025, n. 305, del 31 dicembre 2024, hanno posto limitazioni alla deducibilità delle spese relative ai suddetti rimborsi al fine di combattere l’evasione.
Il comma 81, con la lett. a), ha inserito un nuovo periodo all’art. 51, comma 5, del TUIR – determinazione del reddito di lavoro dipendente – introducendo il nuovo comma 3-bis, prevedendo che “I rimborsi di spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporti effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, di cui all’art. 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte e le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamenti bancari o postali ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del Decreto Legislativo 9 luglio 1997, n. 241″.
Pertanto, le spese per i servizi taxi e noleggio con conducente rimborsate dal datore di lavoro potranno essere escluse dal reddito imponibile del lavoratore percipiente solo se i pagamenti verranno effettuati tramite strumenti tracciabili, quali carta di credito o bancomat, carta prepagata, assegni bancari e assegni circolari, bonifici, pagoPA, pagamenti elettronici, ecc..
L’obbligo non sussiste per le spese di trasporto pubblico di linea, quali autobus, treni, aerei, sempre che queste siano debitamente documentate e correttamente intestate, ferma restando la comprovata inerenza della spesa all’attività posta in essere dal lavoratore.
L’obbligo sussiste anche per le spese di trasferta nell’ambito del territorio comunale limitatamente ai rimborsi spese di viaggio e trasporti.
Le disposizioni di cui sopra si applicano anche ai percettori di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (collaboratori, ecc.), per effetto dell’art. 52 del TUIR, che dispone che, ai fini della determinazione dei redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, si applicano le disposizioni di cui al precedente art. 51.
La lett. b), del comma 81, dell’art. 1. della Legge di Bilancio 2025, aggiunge all’art. 54 del TUIR – determinazione del reddito di lavoro autonomo – il comma 6-bis, che prevede che le spese relative a prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, di cui all’art. 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei lavoratori dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamenti bancari o postali ovvero con altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del Decreto Legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
La lett. c) del comma 81, interviene anche sull’art. 95 del TUIR – deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro – aggiungendo il comma 3-bis, che stabilisce che “le spese di vitto, alloggio e quelle di viaggio e trasferta mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1 della Legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3, se i pagamenti sono eseguiti con versamenti bancari o postali ovvero con quelli previsti dall’art. 23 del Decreto Legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Infine la lett. d), del comma 81, aggiunge al comma 2, dell’art 108 del TUIR – deducibilità delle spese di rappresentanza – il seguente periodo: “Le spese sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamenti bancari o postali ovvero con quelli previsti dall’art. 23 del Decreto Legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Il comma 82 dell’art. 1 della Legge di Bilancio 2025, stabilisce che le disposizioni dell’art. 81, si applicano anche ai fini IRAP. L’inosservanza dell’obbligo, quindi, comporta la indeducibilità dele spese in argomento.
Il successivo comma 83 stabilisce, infine, che le disposizioni di cui al comma 81 si applicano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024. Pertanto, per i soggetti con esercizio sociale chiuso al 30 giugno 2025 si applicano a decorrere dal 1° luglio2025
L’inosservanza dell’obbligo della tracciabilità comporta, quindi, l’indeducibilità del costo per i rimborsi in argomento in capo all’azienda – datore di lavoro e, nel contempo, la tassazione per il lavoratore dipendente dei rimborsi che vengono considerati alla stregua della “retribuzione” mentre per il lavoratore autonomo i rimborsi non tracciati concorrono alla formazione del “reddito di lavoro autonomo”.
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